Ersetzendes Scannen nach BSI TR-03138 , 
TR-RESISCAN mit Transfervermerk

Unser Scanservice ermöglicht Ihnen das revisionssichere Scannen von Dokumenten, insbesondere von Akten und einzelnen Großformaten. Wir arbeiten gemäß der technischen Richtlinie BSI TR-Resiscan 03138, die sicherstellt, dass Ihre digitalisierten Dokumente rechtskonform und beweissicher archiviert und anschliessend vernichtet werden können.

 Bitte klären Sie die Notwendigkeit dieses Verfahrens und das erlaubte Vernichten nach dem Scannen , selbst ab.

Wir bieten das ersetzende Scannen nach der technischen Richtlinie BSI TR-03138 an 

•  Dokumente bis A3
•  Großformate bis A0 oder max. 110cm breite, Länge unbegrenzt
• Als Einzeldatei oder als eAkte

Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) schafft einen verlässlichen Rahmen für den Scanprozess und sorgt für eine Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannen. Ein entscheidender Bestandteil des ersetzenden Scannen ist der Transfervermerk, den wir jedem Digitalisat hinzufügen, dieser ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Scanprozess und stärkt das Vertrauen in die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung der erstellten elektronischen Daten mit dem Papierdokument.

Warum ersetzendes Scannen mit Transfervermerk?

• Vertrauen: Sicherstellung der Integrität und Authentizität von Dokumenten. Es erhöht das Vertrauen in die Echtheit           ( bildliche und inhaltliche Übereinstimmung) des gescannten Dokuments.
• Rechtssicherheit: In rechtlichen Auseinandersetzungen bietet das Digitalisat mit Transfervermerkt einen zusätzlichen Beweis für die Echtheit und Unveränderlichkeit des gescannten Dokuments. Es erleichtert die Durchsetzung von Ansprüchen und schützt vor Manipulation. 
• Nachvollziehbarkeit: Der Transfervermerk dokumentiert den Scanvorgang und sichert die Nachvollziehbarkeit des Scanprozesses, was wiederum das Vertrauen in die Echtheit und Unveränderlichkeit der digitalen Dokumente erhöht.
• Effizienzsteigerung: RESISCAN ermöglicht die nahtlose Integration von papierbasierten Dokumenten in digitale Systeme, was die Effizienz und Zugänglichkeit innerhalb der eAkte verbessert.
• Compliance: Einhaltung der BSI TR-03138 Richtlinie hilft, die gesetzlichen Vorgaben im Bereich der digitalen Dokumentation und Archivierung zu erfüllen. 

Durch den Einsatz von einer qualifizierten Signatur gewährleisten wir die Integrität und Unveränderlichkeit Ihrer Dokumente.   Unser Service ermöglicht zudem die nahtlose Integration in die elektronische Akte (eAkte).

Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen

Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses des ersetzenden Scannens. Sie umfasst alle notwendigen Informationen und Anweisungen, die für die Durchführung des Scannens von Dokumenten erforderlich sind. Diese Dokumentation dient dazu, die Qualität und Nachvollziehbarkeit des Scanning-Prozesses sicherzustellen und die Einhaltung der BSI TR-03138 Richtlinie zu unterstützen.

Die Verfahrensdokumentation ist nicht nur wichtig für die Einhaltung der technischen Richtlinien, sondern auch für die rechtliche Absicherung im Falle von Prüfungen oder Streitigkeiten.

Als Ihr Scandienstleister können wir für unsere Scanprozesse eine eigene Verfahrensdokumentation vorweisen, die alle Aspekte des ersetzenden Scannens gemäß den Anforderungen der BSI TR-03138 abdecken. 

Wir handeln ausschließlich im Auftrag des Auftraggebers, dieser hat im Voraus zu klären welcher Schutzbedarf , Relevanzbedingungen, Beschaffenheit und Eignungsvorraussetzugen des Dokumentes gegeben sind.

Unsere Prozessbeschreibung ist ein Teil, Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation bzw. des Auftraggebers.

Für wen ist unser Service geeignet?

• Behörden: Für die Führung rechtssicherer digitaler Archive.
• Öffentliche Einrichtungen: Die den Übergang zur digitalen Akte vollziehen möchten.
• Unternehmen: Besonders in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Versicherungen.
• Rechtsanwälte und Notare: Um die Beweiskraft digitaler Dokumente in Gerichtsverfahren zu sichern.

mögliche Anwendungsbeispiele 

1. Verwaltungsunterlagen
2. Personalakten
3. Kaufmännische Buchführungsunterlagen
4. Besteuerungsunterlagen
5. medizinische Dokumentation
6. Sozialversicherungsunterlagen
7. Gerichtsakten
 

Unsere Dienstleistung richtiet sich hierbei hauptsächlich an die Bereiche aus : 

Verwaltungsunterlagen, Vergabe u. Beschaffung, Technische Dokumentation, Haushalterische u. kaufmännische Unterlagen.

Bearbeitungs- und Verwahrungsstandort:
repro+color service, Todtnauer Straße 4a, 79115 Freiburg